ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ:

1       Разработано 02.09.2017г.

2       Дата введения: 02.09.2017г.

3       Пересмотр: 02.09.2020г.

4      Изменения:

СОДЕРЖАНИЕ:

1.     Цель

2.     Область применения

3.     Ответственность и полномочия

4.     Описание

5.     Ссылки

Стр. 4 из 5

1. ЦЕЛЬ

Настоящая инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан, Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей служащих с целью определения подчиненности, прав, ответственности и квалификационных требований секретаря-делопроизводителя Уральского гуманитарного колледжа (далее по тексту - УГК).

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2.1 Настоящая инструкция действительна для секретаря-делопроизводителя колледжа.

3.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ

3.1 Выполняет поручения  директора и его заместителей, вызывает по поручению директора работников и обучающихся;

3.2  Организует телефонные переговоры директора;

3.3 Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4 Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников заседаний совета, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.5 Следит за обеспечением директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

3.6 Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7 Печатает по указанию директора различные документы и материалы;

3.8 Ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

3.9 Принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принадлежностью и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

3.10 Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору;

3.11 Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

4. ОПИСАНИЕ

            4.1. Подчиненность:

4.1.1 Секретарь-делопроизводитель колледжа назначается и освобождается от должности приказом Директора колледжа в согласовании с учредителем УГК;                                                 

4.1.2 Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно директору и в своей работе руководствуется его указаниями, распоряжениями УГК и нормативными документами, действующим законодательством и настоящей инструкцией.

4.2  Секретарь-делопроизводитель колледжа должен знать:

4.2.1 Конституцию Республики Казахстан;

4.2.2. Закон «Об образовании»;

4.2.3 Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;

4.2.4 Законодательство о труде;

4.2.5 Правила орфографии и пунктуации;

4.2.6 Правила работы на оргтехнике;

4.2.7 Правила внутреннего трудового распорядка;

4.2.8 Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.                   

            4.3 Квалификационные требования:

4.3.1 Среднее общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работу.

5. ССЫЛКИ

            5.1 Трудовой кодекс Республики Казахстан;

            5.2 Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;

            5.3 Квалификационный справочник должностей служащих;

            5.4 Кодекс чести сотрудников УГК;

            5.5 Внутренний трудовой распорядок.